Creșterea capacității administrative a Camerei Deputaților pentru furnizarea de servicii de calitate

Camera Deputaților a derulat proiectul “Creșterea capacității administrative a Camerei Deputaților pentru furnizarea de servicii de calitate", cofinanțat din Fondul Social European (FSE), prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014 – 2020 - cod SIPOCA 714/cod MySMIS 130074, pe o perioadă de 38 luni (septembrie 2019 - noiembrie 2022 (perioadă care a inclus și un an de pandemie).

Valoarea totală a proiectului a fost de 13.229.262,01 lei, din care finanțarea nerambursabilă asigurată de Uniunea Europeană a fost 11.110.441,44 lei, iar cofinanțarea beneficiarului, adică a Camerei Deputaților, de 2.118.820,57 lei.

În urma finalizării acestui proiect, se asigură accesul online, deci în regim de permanență și indiferent de dispozitivul folosit (laptop, PC, smartphone, tabletă), la nu mai puțin de 8 servicii publice oferite cetățenilor de Camera Deputaților, și anume:

  1. Depunerea de petiții,
  2. Transmiterea de solicitări de acces la informații de interes public, conform Legii nr. 544/2001,
  3. Acreditarea organizațiilor neguvernamentale,
  4. Acreditarea jurnaliștilor,
  5. Solicitarea de copii ale documentelor din arhivă,
  6. Solicitarea de acces al cetățenilor la ședințele publice ale Camerei Deputaților,
  7. Consultarea publică pentru inițiative legislative,
  8. Internship la Camera Deputaților.

Practic, din momentul implementării proiectului, orice cetățean are acces la oricare dintre aceste servicii publice fără a mai fi nevoit să se prezinte fizic la sediul Camerei Deputaților sau să le trimită prin curier sau poștă, în condițiile unui program prestabilit al funcționarilor publici. Proiectul include și o componentă referitoare la egalitatea de șanse, care presupune un nivel egal de vizibilitate, afirmare și participante pentru ambele sexe în toate sferele vieții publice și private, urmărind afirmarea participării depline a femeilor și bărbaților în societate.

Ca urmare, orice cetățean interesat de aceste servicii publice le poate utiliza din fața calculatorului personal sau de pe telefon, în confortul casei sau al biroului, în orice moment - ziua sau noaptea, proiectul asigurând astfel accesibilitatea tuturor cetățenilor la serviciile publice oferite de Camera Deputaților.

Prin finalizarea acestui proiect am crescut capacitatea administrativă a serviciilor Camerei Deputaților prin implementarea unor soluții informatice moderne, inovative, de natură să simplifice și eficientizeze activitatea din perspectiva costurilor și timpului de reacție.

De asemenea, am îmbunătățit abilitățile și cunoștințele personalului Camerei Deputaților pentru înțelegerea abordării proceselor din fluxurile de lucru digitalizate și pentru utilizarea sistemelor informatice dezvoltate prin proiect și am implementat măsurile de simplificare.

Angajații din serviciile Camerei Deputaților implicate în proiect (peste 100 de persoane) au fost formați, instruiți și evaluați, competențele nou dobândite fiind, totodată, certificate.

Proiectul a implicat structurile administrative ale Camerei Deputaților care relaționează în mod direct cu cetățenii și cu ceilalți beneficiari ai serviciilor publice oferite de noi, și anume:

  1. Departamentul Secretariat Tehnic,
  2. Directia Comunicare și Relații Publice,
  3. Directia Generală Resurse Umane și Salarizare și, bineînțeles,
  4. Directia Informatică și Telecomunicații.

Care sunt beneficiile imediate, importante, aduse de acest proiect?

În primul rând, este vorba de creșterea gradului de transparență și eficiență în prestarea serviciilor publice, de creșterea gradului de satisfacție al beneficiarilor acestor servicii – respectiv cetățeni, organizații neguvernamentale, mediu de afaceri, alte instituții publice - și, implicit, de îmbunătățirea imaginii publice a Camerei Deputaților și, prin aceasta, a Parlamentului.

Instituția vine în sprijinul solicitărilor cetățenilor, se raliază noilor tehnologii, pe care le folosește în avantajul tuturor – pentru că este ușurată și munca funcționarilor publici – și, nu în ultimul rând, reduce birocrația.

Beneficiile pentru cetățeni, organizații neguvernamentale, mediu de afaceri, alte instituții, ca urmare a măsurilor propuse prin proiect, sunt multiple. Astfel, din punct de vedere financiar, dat fiind faptul că este eliminată necesitatea tipăririi cererii și depunerii acesteia la Registratura fizică a Camerei Deputaților din București, sunt eliminate și costurile deplasării cetățenilor la Registratura instituției sau cele de expediere prin curier/poștă.

În ceea ce privește considerentele referitoare la economia de timp, este eliminată durata necesară pentru depunerea cererii (deplasare la Registratura instituției, obținerea accesului în instituție), confirmarea primirii (în cazul transmiterii prin poștă/curier), primirea unei solicitări de completarea a dosarului, transmiterea de clarificări suplimentare asupra solicitării.

De asemenea, prin acest proiect am introdus posibilitatea transmiterii solicitării de oriunde și oricând (nu doar pe durata programului de lucru al instituției), primirea imediată a confirmării de primire și a numărului de înregistrare a cererii, posibilitatea de a completa dosarul solicitării prin depunerea de noi documente în mod electronic, primirea răspunsului în mod electronic imediat după emiterea de către autoritate.

Este important să subliniem faptul că soluțiile propuse în cadrul acestui proiect vor asigura creșterea eficienței în tratarea solicitării cetățenilor prin reducerea cu cel puțin 20% a duratei pentru parcurgerea procedurilor administrative aferente serviciilor publice furnizate cetățenilor, prin digitalizarea fluxurilor de lucru din cadrul instituției.

Prin implementarea acestui proiect, Camera Deputaților a urmărit:

  • Să asigure o alternativă modernă la modul clasic de livrare a serviciilor gestionate de Camera Deputaților, prin preluarea documentelor și a datelor în format electronic de la beneficiari, urmărind creșterea gamei de servicii oferite în sistem electronic, disponibilitatea extinsă a serviciilor electronice către beneficiari și creșterea eficienței în tratarea solicitărilor.
  • Să utilizeze inteligent informațiile disponibile prin aplicarea principiului înregistrării "o singură dată" a datelor, cu respectarea cerințelor de protecție a vieții private, și să generalizeze emiterea documentelor în format electronic.
  • Să economisească resursele utilizatorilor pentru accesarea serviciilor (financiare, timp, informaționale, confort).
  • Să degreveze instituția de resursele implicate in interacțiunea cu cetățenii (resurse de timp, informaționale, materiale, financiare, corespondență).
  • Să ofere acces facil și imediat la servicii publice care să fie disponibile non-stop și utilizabile de acasă, de la serviciu, sau din orice altă locație, independent de tipul de dispozitiv folosit - PC/laptop sau dispozitive mobile (telefoane, tablete).
  • Să reducă unele costurile administrative.
  • Este important de subliniat faptul că, prin rezultatele obținute în urma implementării proiectului, sunt create premisele multiplicării acestora la diferite niveluri administrative (central/sectorial/ regional și este asigurată egalitatea de șanse, așa cum este definită de legislația națională).
  • Soluțiile implementate de Camera Deputaților pot fi evidențiate drept bune practici pentru domeniul reducerii poverii administrative, fiind promovate cu scopul preluării conceptuale și multiplicării la nivelul altor instituții publice, inclusiv în relațiile instituționale ale solicitantului cu alte entități din administrația publică.
  • Principalele valori care stau la baza dezvoltării unei administrații sunt transparența, profesionalismul, predictibilitatea - toate subsumate interesului public.
  • Camera Deputaților urmărește eficientizarea proceselor derulate în îndeplinirea funcțiilor sale, printr-o abordare integrată, propunându-și să furnizeze servicii publice de înaltă calitate cetățenilor și mediului de afaceri, printr-un suport de tehnologia informației și a comunicațiilor, devenind astfel un punct de referință la nivel național, aliniat la standardele europene în domeniul serviciilor publice.
  • Din punct de vedere tehnic, proiectul instituie posibilitatea constituirii dosarelor electronice (inclusiv retro-digitalizarea în cazul în care sunt depuse în format letric la Registratura instituției) și actualizarea acestora prin schimbul de informații electronice prin portal, înregistrarea automată în registratura electronică, stocarea în dosarul electronic și notificarea personalului cu privire la primirea unui nou document.
  • Au fost digitizate principalele fluxuri interne de lucru ale instituției aferente proceselor de asigurare a serviciilor prin intermediul Platformei integrate ELO și s-a eliminat posibilitatea pierderii, dublării și inconsecvenței datelor și informațiilor deținute în cadrul instituției.
  • Prin acest proiect a fost implementat un mecanism electronic de schimb al informațiilor între instituție și cetățeni/ mediul de afaceri/ alte instituții publice, prin intermediul Portalului, eliminându-se astfel necesitatea vehiculării documentelor în format letric.
  • Platforma digitală nou-creată oferă posibilitatea de a găsi imediat documentele în arhiva electronică și, implicit, conduce la scurtarea timpului de răspuns la solicitările beneficiarilor.
  • Implementarea Platformei online echivalează cu reducerea activităților manuale efectuare de actorii de proces (completare documente în format hârtie, transmitere fizică a documentului, recepția documentului de către instituție, introducere datelor din document în sistemul informatic al instituției ori direcționarea către o altă instituție competentă).
  • Totodată, proiectul rezidă și în simplificarea interacțiunii solicitanților cu instituția, creșterea eficienței instituției în cazul creșterii fluxului de cereri, actualizarea documentelor procesului pe toată perioada de derulare a acestuia, stocarea datelor aferente solicitării, eliminarea costurilor administrative aferente transmiterii acestuia, inclusiv costuri de arhivare, și reducerea consumului de timp pentru beneficiari și instituția publică.
  • Platforma Integrată de Servicii Electronice va permite semnarea electronică a documentelor cu valoare legală de personalul Camerei Deputaților prin intermediul certificatelor digitale calificate emise de un furnizor de servicii de încredere calificat.
  • Semnarea electronică a documentelor cu certificate digitale calificate se va realiza de către personalul Camerei Deputaților atât de pe stațiile de lucru din rețeaua locală (Intranet) cât și din afara rețelei locale de pe calculatoare sau dispozitive mobile (telefoanele inteligente sau tablete).
  • În cadrul programului au fost instruiți 100 de utilizatori și 5 administratori de sistem, angajați ai Camerei Deputaților, pentru utilizarea și administrarea Platformei informatice integrate ELO.La finalul cursurilor, participanții au fost evaluați pe baza unor probe practice, care au atestat competențele dobândite. Peste 900 de angajați ai Camerei Deputaților vor utiliza platforma ELO.
  • Platforma informatică integrată ELO digitalizează mai multe fluxuri de lucru din cadrul instituției și permite gestionarea și transferul documentelor între compartimente în format electronic. Fluxurile de lucru vor fi adaptate cerințelor specifice ale fiecărei structuri pe măsură ce acestea vor fi identificate.
  • Soluția informatică pusă la dispoziție de dezvoltatori, în colaborare cu reprezentanții Camerei Deputaților, permite constituirea unei arhive electronice de documente, evidența personalului și a resurselor umane, prin intermediul unei analize avansate a datelor, precum și utilizarea unui IT Shop din care vor putea fi descărcate, gratuit, mai multe aplicații necesare pentru desfășurarea activităților zilnice.

Camera Deputaților beneficiază, astfel, de unul dintre cele mai cunoscute produse electronice de gestionare și arhivare a documentelor. Cu ajutorul acestuia, angajații vor putea identifica ușor documentele, datele și informațiile de orice tip și le vor putea lega de fluxurile de lucru, vor discuta prin intermediul platformelor de colaborare și vor folosi o serie de instrumente performante pentru gestionarea complexă și inteligentă a informațiilor utilizate.

Vezi Proiect “Creșterea capacității administrative a Camerei Deputaților pentru furnizarea de servicii de calitate” (format pptx)

Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin
Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!