Creșterea capacității administrative a Camerei Deputaților pentru furnizarea de servicii de calitate

Camera Deputaților derulează timp de 38 luni, în perioada septembrie 2019 - noiembrie 2022, proiectul “Creșterea capacității administrative a Camerei Deputaților pentru furnizarea de servicii de calitate" cofinanțat din Fondul Social European (FSE), prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014 – 2020 - cod SIPOCA 714/cod MySMIS 130074. Valoarea totală a proiectului este de 14.599.974,32 lei, din care finanțarea nerambursabilă asigurată de Uniunea Europeană este de maximum 12.261.622,40 lei.

Obiectivul general al proiectului consta în creșterea capacității administrative a structurii organizatorice a serviciilor Camerei Deputaților prin măsuri de simplificare a furnizării serviciilor către beneficiari, susținute prin implementarea unor soluții informatice inovative.

Prin activitățile desfășurate în cadrul proiectului, se urmărește atingerea următoarelor rezultate:

  • Optimizarea și simplificarea proceselor operaționale din cadrul Camerei Deputaților în scopul reducerii poverii administrative pentru cetățeni și mediul de afaceri prin intermediul unei platforme integrate care să digitalizeze fluxurile de lucru din cadrul instituției;
  • Îmbunătățirea abilităților și cunoștințelor personalului Camerei Deputaților pentru înțelegerea abordării pe procese și implementarea măsurilor de simplificare implementate prin proiect, precum și pentru utilizarea sistemelor informatice dezvoltate de proiect.

Grupul țintă include un număr reprezentativ de angajați din serviciile Camerei Deputaților. Se urmărește formarea și instruirea acestora, precum și evaluarea și certificarea competențelor nou dobândite prin activitățile proiectului.

Modalități de optimizare a activităților prin activități de back-office:

  • Posibilitatea constituirii dosarelor electronice (inclusiv retro-digitalizarea în cazul în care sunt depuse în format letric la registratura instituției) și actualizarea acestora prin schimbul de informații electronice prin portal, înregistrarea automată în registratura electronică, stocare în dosarul electronic și notificarea personalului cu privire la primirea unui nou document
  • Digitizarea fluxurilor interne ale instituției aferente proceselor de asigurare a serviciilor prin intermediul platformei integrate și asigurarea lucrului colaborativ pe documentele aferente proceselor, eliminându-se astfel posibilitatea pierderii, dublării și inconsecvenței datelor și informațiilor deținute în cadrul instituției
  • Instituirea unui mecanism electronic de schimb al informațiilor între instituție și cetățeni/ mediul de afaceri/ alte instituții, prin intermediul portalului, eliminându-se astfel necesitatea vehiculării documentelor în format letric
  • Găsirea imediată a documentelor în arhiva electronică și implicit scurtarea timpului de răspuns la solicitările beneficiarilor
  • Reducerea birocrației și simplificarea procedurilor, precum și introducerea de soluții informatice moderne sunt de natură să eficientizeze activitatea structurii de servicii a Camerei Deputaților (din perspectiva costurilor și timpului de reacție) și să crească gradul de transparență și eficiență în prestarea serviciilor, contribuind totodată la creșterea gradului de satisfacție al beneficiarilor și la îmbunătățirea imaginii publice.

Principalele avantaje ale digitalizării documentelor și transmiterea acestora către beneficiarul informației (instituției competente):

  • Reducerea activităților manuale efectuare de actorii de proces (completare documente în format hârtie, transmitere fizică a documentului, recepția documentului de către instituție, introducere date din document în sistemul informatic al instituției, direcționarea către o altă instituție competentă)
  • Simplificarea interacțiunii solicitanților cu instituția și creșterea eficiența instituției în cazul creșterii fluxului de cereri.
  • Actualizarea documentelor procesului se va realiza pe toată perioada de derulare a acestuia
  • Documentele digitale vor permite stocarea datelor aferente solicitării
  • Eliminarea costurilor administrative aferente transmiterii acestuia, inclusiv costuri de arhivare și reducea consumul de timp pentru beneficiari și instituția publică.

Beneficiile pentru cetățeni, ca urmare a măsurilor propuse prin proiect se încadrează în următoarele categorii:

  • financiare: este eliminată necesitatea tipăririi cererii și depunerii acesteia la registratura fizică a instituției din București. Astfel sunt eliminate costurile deplasării cetățenilor la registratura instituției sau cele de expediere prin curier/poștă
  • timp: sunt eliminate duratele necesare pentru depunerea cererii (deplasare la registratura instituției, obținerea accesului în instituție), confirmarea primirii (în cazul transmiterii prin poștă/curier); primirea unei solicitări de completarea a dosarului; transmiterea de clarificări suplimentare asupra solicitării
  • confort: posibilitatea transmiterii solicitării de oriunde și oricând ( nu doar pe durata programului de lucru al instituției). Primirea imediată a confirmării de primire și a numărului de înregistrare a cererii. Posibilitatea de a completa dosarul solicitării prin depunerea de noi documente în mod electronic. Primirea răspunsului în mod electronic imediat după emitere de către autoritate.

***

Soluțiile propuse în cadrul acestui proiect vor asigura creșterea eficienței în tratarea solicitării cetățenilor prin reducerea cu cel puțin 20 % a duratei pentru parcurgerea procedurilor administrative asociate petițiilor, solicitărilor de acces la informațiile de interes public conform Legii 544/2001 și acreditarea organizațiilor neguvernamentale la activitățile Camerei Deputaților.

Prin rezultatele obținute în urma implementării proiectului, sunt create premisele multiplicării acestora la diferite niveluri (central/sectorial/ regional). Soluțiile implementate de Camera Deputaților vor fi evidențiate drept bune practici pentru domeniul reducerii poverii administrative, fiind promovate, cu scopul preluării conceptuale și multiplicării la nivelul altor instituții publice, inclusiv în relațiile instituționale ale solicitantului cu alte entități din administrația publică.

Valorile care stau la baza dezvoltării unei administrații sunt transparența, profesionalismul, predictibilitatea și adecvarea la nevoi/ receptivitate, toate subsumate interesului public. Camera Deputaților urmărește eficientizarea proceselor derulate în îndeplinirea funcțiilor sale, printr-o abordare integrată, propunându-și să furnizeze servicii publice de cea mai înaltă calitate cetățenilor și mediului de afaceri, printr-un suport de tehnologia informației și a comunicațiilor, devenind astfel un punct de referință la nivel național și fiind aliniat la standardele europene în domeniul serviciilor publice.

Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin
Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020!